弁護士の放課後　ほな行こか～(^o^)丿

お久しぶりです。塚崎です。

年末が近づいてきました。この時期になると気になるのが、片づけです。雑誌やテレビでも、「整理術」なとの特集記事が増えてくる季節です。

今回は、最近私がおこなっている書類整理のお話です。

片づけなければならない「場所」は、カバン、机、引き出し、本棚、パソコンの中、タンス、「物」であれば、書類、体脂肪、使わなくなった文具、「目に見えないもの」であれば頭の中や人間関係まで（一般論ですよ）様々です。　　

私が常に悩むのは書類の片づけです。事件記録は、もちろんしっかり整理して保管しなければなりません（かなりのスペースをとります）。反対に、広告、会合案内FAX、各団体からの事務連絡案内などは、一読して用済みとなれば、迷わず捨てられます（シュレッダーは必須です）。

困るのが、これらの中間にある「グレーゾーン書類」です。研修資料、住所変更案内、所属会派の定期会報など、「ストックしておきたいが次に見るのはいつかわからない」という書類です。

最初はファイリングして本棚に並べていたのですが、ファイル自体の本棚占有率がグングン上昇してしましました。なんとかしなければ。そこで、グレーゾーン書類のデジタル化を始めました。

「自炊」という言葉をご存じでしょうか。

あれなんです。そのやりかたを簡単にご説明したいと思います。

第１に、裁断機の調達です。本の背を一刀両断できる大型のものを使っています。これがなかなか凄い。「５００枚を一気に裁断！」の広告コピーに偽りはなく、３センチ程度の厚さの本なら、一発でバラバラにできます。裁断中に本がズレないようにするストッパーがしっかりしているものがおすすめです。

第２に、主役の卓上スキャナです。「ＳｃａｎＳｎａｐ」という製品が人気です。これを調達しました。裁断した本や、ホッチキスをはずした研修資料が、「シュパッ！シュパッ！」という掛け声（私のではなく製品の作動音）とともに吸い込まれ、「グレーゾーン書類」が次々とPDFファイルに変換されてパソコンの指定フォルダに収まっていきます。両面で毎分２０枚（４０面）を処理してくれます。紙詰まりもほとんどありません。

スキャナの文字認識機能をオンにしておくと、出来あがったPDFフアイルの全文検索が可能となります。例えば、「解雇」で指定フォルダを検索すると、「解雇」を含む労働法研修資料のPDFがヒットします。ヒットしたPDFを「解雇」で全文検索すると、研修資料の該当部分がすべてピックアップされます。（一発でPDF内部まで検索する方法ってあるのでしょうか？グーグルデスクトップ検索でできるんですかね）。

第３に、忘れてはならないのが、著作権法の確認です。

「自炊業者」が対価を得て「自炊」をおこなうのは、著作権法違反ではないか、という問題が論じられています。許容される私的利用のための複製を超えるのではないか、という議論です。自ら利用するための「自炊」は許容されますが、事務所全体や会社全体で共有すると違法となる可能性があるようです。

このようにして、私が持つ書類は、本棚や机の引き出しからパソコン内への引越しを、次々と進めています。デスク周辺が徐々にですが、すっきりしてきました。

パソコンの所定フォルダを眺めると、電子データ化された研修資料など、有益な情報が詰まった大量のPDFが収納されています。

これが、「シュパッ！シュパッ！」と私の頭の中に収納されたわけではありません。この電子データをどのように活用するかが目下の課題です。